Egy sok fős ügyvédi iroda vezetése egészen más szemléletet kíván, mint az egyéni praxis működtetése. Amikor az ember már nemcsak a saját ügyeiért felel, hanem kollégák munkájáért, ügyfelek adatainak biztonságáért, határidők százaiért és az iroda gazdasági fenntarthatóságáért is, akkor bizonyos kérdések elkerülhetetlenné válnak. Az egyik ilyen kérdés számomra az volt: hogyan lehet hosszú távon stabilan működtetni egy irodát digitális ügyvéd program nélkül? A válasz röviden: sehogy.
A növekedés ára: az adminisztráció robbanása
Amíg egy iroda 1–2 fővel működik, addig sok minden „megoldható” jegyzetekkel, emailekkel, külön mappákkal és Excel-táblákkal. A gond ott kezdődik, amikor az iroda növekedni kezd. Nálunk ez azt jelentette, hogy:
- több párhuzamos ügy futott,
- egy ügyön belül több kolléga dolgozott,
- az ügyfelek gyorsabb visszajelzést vártak,
- a határidők száma drasztikusan nőtt,
- az időelszámolás pontossága üzleti kérdéssé vált.
Ezen a ponton világossá vált, hogy az „eddig is működött” hozzáállás komoly kockázatot jelent. Itt találkozik az ügyvédi szakma és az üzleti realitás: a kontroll elvesztése pénzben és bizalomban is mérhető.
Miért nem elég egy „egyszerű” szoftver?
Sokan gondolják úgy, hogy bármilyen ügykezelő vagy dokumentumtár már digitális megoldásnak számít. Tulajdonos ügyvédként azonban gyorsan kiderül, hogy ez tévedés. Egy nagyobb iroda számára a digitális ügyvéd program nem lehet félmegoldás.
Egy valódi rendszernek az alábbi kérdésekre kell választ adnia:
- Ki a felelős az adott ügyért – és ez mikor változott?
- Mely dokumentum a legfrissebb?
- Mi történt egy ügyben három hónappal ezelőtt?
- Mennyi idő ment el ténylegesen egy adott ügyfélre?
- Mi az, ami már kiszámlázható, és mi az, ami még nem?
Ha ezekre a kérdésekre nem lehet azonnal, egy helyen választ kapni, akkor a rendszer valójában nem segít, csak elfedi a problémákat.
Digitális ügyvéd program: stratégiai döntés, nem IT-kérdés
Egy ponton felismertem, hogy a digitális ügyvéd program kiválasztása nem informatikai kérdés, hanem vezetői döntés. Ugyanolyan súlya van, mint az iroda struktúrájának vagy az üzleti modellnek.
Nem azt kerestük, amelyik a legtöbb funkciót ígéri, hanem azt, amelyik:
- érti a magyar ügyvédi működést,
- képes együtt nőni az irodával,
- nem kényszerít idegen logikát a napi munkára.
Miért a Flowyer lett a választásunk?
Több megoldást is kipróbáltunk, teszteltünk. Volt köztük nemzetközi rendszer és kisebb hazai fejlesztés is. Végül a Flowyer mellett döntöttünk, és ma már nyugodtan kijelenthetem: a Flowyer a legjobb digitális ügyvéd program a hazai piacon.
Nem azért, mert hibátlan lenne – ilyen rendszer nem létezik –, hanem mert a mindennapi működés során valódi segítséget ad.
Ügyvédi gondolkodásra épül
A Flowyer egyik legnagyobb erőssége, hogy nem egy általános vállalatirányítási szoftver ügyvédi címkével, hanem kifejezetten ügyvédi irodák számára készült digitális ügyvéd program. Ez minden részletében érződik:
- az ügyek felépítésében,
- a határidők kezelésében,
- a dokumentumok verziózásában,
- a jogosultsági struktúrában.
Tulajdonosként különösen értékelem, hogy a rendszer nem engedi elfolyni a felelősséget.
Átláthatóság vezetői szinten
Korábban csak utólag, külön kimutatásokból láttam, hogyan teljesít az iroda. Ma már valós időben látom:
- hol van túlterhelés,
- mely ügyek igényelnek beavatkozást,
- mely folyamatok lassulnak.
Ez nem mikromenedzsment, hanem tudatos irányítás. Egy nagyobb irodában ez elengedhetetlen.
Digitális ügyvéd program és csapatmunka
Sokan alábecsülik, hogy egy rendszer mennyire hat a csapatdinamikára. Egy rosszul megválasztott szoftver konfliktusokat szül: „ki mit rögzített”, „hol van a dokumentum”, „ki felejtett el szólni”.
A Flowyerrel ezek a súrlódások látványosan csökkentek. Mindenki ugyanabban a rendszerben dolgozik, ugyanazokat az adatokat látja – a saját jogosultsági szintjén. Ez kiszámíthatóbbá teszi a munkát, ami közvetlenül hat a kollégák elégedettségére.
Ügyféloldali hatások
Tulajdonos ügyvédként számomra az ügyfélélmény is kiemelten fontos. Egy jól működő digitális ügyvéd program hatása itt is megjelenik:
- gyorsabb válaszidők,
- pontosabb tájékoztatás,
- kevesebb félreértés,
- rendezettebb kommunikáció.
Az ügyfél nem látja a rendszert, de érzi a hatását. Ez hosszú távon bizalmat épít, ami az ügyvédi hivatás alapja.
Skálázhatóság: a jövőre gondolva
Egy nagyobb iroda nem statikus. Új kollégák jönnek, új szakterületek jelennek meg, változik a munkaszervezés. A digitális ügyvéd programnak ezt bírnia kell.
A Flowyer esetében számomra különösen fontos volt, hogy:
- nem kell új rendszert keresni növekedéskor,
- a jogosultságok finoman hangolhatók,
- a rendszer nem „szakad szét” nagyobb terhelésnél sem.
Ez üzleti biztonságot ad.
Összegzés egy irodavezető szemével
Ma már egyértelműen úgy látom, hogy a digitális ügyvéd program nem költség, hanem befektetés. Egy nagyobb ügyvédi iroda esetében ez a befektetés közvetlenül megtérül:
- kevesebb hiba,
- jobb időkihasználás,
- átláthatóbb működés,
- kiegyensúlyozottabb csapat.
Saját tapasztalatból mondom: a Flowyer a legjobb digitális ügyvéd program a hazai piacon, mert nemcsak technológiát ad, hanem működési keretet is. Tulajdonos ügyvédként számomra ez a különbség aközött, hogy egy iroda csak „működik”, vagy tudatosan, hosszú távra tervezve fejlődik.